Einkauf & Vergabe
Ausschreibung Gebäudereinigung: Leistungsverzeichnis und Angebote vergleichbar machen
Eine gute Ausschreibung trennt Objekt, Leistung, Qualität und Preis. Je genauer diese vier Ebenen beschrieben sind, desto eher vergleichen Einkauf und Verwaltung tatsächlich dieselbe Leistung — und nicht nur vier unterschiedlich kalkulierte Summen.
1. Objekt und Rahmenbedingungen beschreiben
Der Ausgangspunkt ist eine Objektbeschreibung mit Standorten, Gebäudeteilen, Nutzung, Flächen und Zugängen. Zusätzlich gehören Reinigungszeiten, Sicherheitsregeln, Schlüssel- oder Ausweisprozesse und bekannte Spitzenzeiten in die Unterlagen.
Fotos können Verständnis schaffen, ersetzen bei komplexen Objekten aber kein Aufmaß oder eine Besichtigung. Allen anbietenden Betrieben sollten dieselben Informationen und Fristen zur Verfügung stehen.
- Nutzungsart, Personenaufkommen und Betriebszeiten
- Flächen nach Raumgruppen und Bodenarten
- Sanitär-, Verkehrs-, Büro-, Lager- und Sonderflächen
- Zutritts-, Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen
- Leistungsbeginn, Laufzeit und Übergabephase
2. Leistungsverzeichnis als Raumgruppen-Matrix aufbauen
Jede Zeile sollte erkennen lassen: Wo wird was in welchem Intervall mit welchem Ziel ausgeführt? Begriffe wie „regelmäßig“, „bei Bedarf“ oder „gründlich“ sind ohne Definition nicht vergleichbar.
Für Bedarfsleistungen ist ein Abrufprozess sinnvoll. Dann bleibt klar, was im Grundpreis enthalten ist und welche Position erst nach Freigabe berechnet wird.
3. Ein einheitliches Preisblatt vorgeben
Ein Monatspreis allein verdeckt Unterschiede. Das Preisblatt sollte Grundpositionen, optionale Leistungen, Stunden- oder Einheitssätze, Zuschläge und einmalige Startkosten getrennt abfragen. Dadurch lassen sich Angebote rechnerisch und inhaltlich nebeneinanderlegen.
Ungewöhnlich niedrige Summen sind ein Anlass, Leistungsumfang und Kalkulationsannahmen zu prüfen — kein Beweis für eine bestimmte Ursache. Die allgemeinverbindlichen Branchenmindestlöhne und realistische Leistungswerte setzen der Kalkulation jedoch Rahmenbedingungen.
4. Eignung und Konzept getrennt vom Preis bewerten
Vor der Wertung sollte feststehen, welche Nachweise zwingend sind und welche Konzeptfragen bewertet werden. Dazu können Betriebshaftpflicht, gewerbliche Voraussetzungen, Vertretungsorganisation, Qualitätssicherung und objektspezifische Erfahrung gehören. Behauptete Nachweise sollten belegt und mit einem Gültigkeitszeitraum versehen werden.
Die Gewichtung wird vor Öffnung der Angebote festgelegt. Ein nachvollziehbares Punktesystem verhindert, dass Kriterien nachträglich an ein bevorzugtes Angebot angepasst werden.
5. Vertrag, Startphase und Qualitätskontrolle vorbereiten
Leistungsverzeichnis, Preisblatt und abgestimmte Bieterfragen sollten Vertragsbestandteil werden. Zusätzlich braucht es Ansprechpartner, Meldewege, Abnahme oder Startkontrolle sowie einen Prozess für Abweichungen und Leistungsänderungen.
Für den Übergang zwischen zwei Betrieben werden Schlüssel, Materialbestände, Zugänge und offene Mängel protokolliert. So beginnt der neue Auftrag mit einem dokumentierten Ausgangszustand.
Quellen und Stand
Redaktioneller Stand: 15. August 2026.